Kapitel V, Vorschriften für interne und externe Meldungen (Art. 16 - 18)

Artikel 16 - Vertraulichkeitsgebot

(1)   Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die Identität des Hinweisgebers ohne dessen ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeitern, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, offengelegt wird. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität des Hinweisgebers direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

(2)   Abweichend von Absatz 1 dürfen die Identität des Hinweisgebers sowie alle anderen in Absatz 1 genannten Informationen nur dann offengelegt werden, wenn dies nach Unionsrecht oder nationalem Recht eine notwendige und verhältnismäßige Pflicht im Rahmen der Untersuchungen durch nationale Behörden oder von Gerichtsverfahren darstellt, so auch im Hinblick auf die Wahrung der Verteidigungsrechte der betroffenen Person.

(3)   Offenlegungen gemäß der Ausnahmeregelung des Absatzes 2 unterliegen angemessenen Garantien nach den geltenden Unionsvorschriften sowie nationalen Vorschriften. Insbesondere wird der Hinweisgeber unterrichtet, bevor seine Identität offengelegt wird, es sei denn, diese Unterrichtung würde die entsprechenden Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährden. Im Rahmen der Unterrichtung von Hinweisgebern übermittelt die zuständige Behörde ihnen eine schriftliche Darlegung der Gründe für die Offenlegung der betreffenden vertraulichen Daten.

(4)   Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die zuständigen Behörden, denen Informationen über Verstöße zugehen, die Geschäftsgeheimnisse beinhalten, diese Geschäftsgeheimnisse nicht für Zwecke benutzen oder offenlegen, die über das für ordnungsgemäße Folgemaßnahmen erforderliche Maß hinausgehen.

Artikel 17 - Verarbeitung personenbezogener Daten

Die nach dieser Richtlinie vorgenommene Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich des Austauschs oder der Übermittlung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden erfolgt im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680. Der Austausch oder die Übermittlung von Informationen durch Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union erfolgt im Einklang mit der Verordnung (EU) 2018/1725.

Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben bzw. unverzüglich wieder gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden.

Artikel 18 - Dokumentation der Meldungen

(1)   Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und zuständige Behörden alle eingehenden Meldungen im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten gemäß Artikel 16 dokumentieren. Die Meldungen werden nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die von dieser Richtlinie auferlegten Anforderungen oder andere Anforderungen nach Unionsrecht oder nationalem Recht zu erfüllen.

(2)   Bei telefonisch oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgten Meldungen, die aufgezeichnet werden, sind die juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers berechtigt, die mündliche Meldung auf eine der folgenden Weisen dokumentieren:

a) durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, oder

b) durch vollständige und genaue Niederschrift des Gesprächs durch die für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeiter.

Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.

(3)   Bei telefonisch oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgten Meldungen, die nicht aufgezeichnet werden, sind juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden berechtigt, die mündliche Meldung mittels eines genauen, von den für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeitern erstellten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren. Juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, das Gesprächsprotokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.

(4)   Bittet ein Hinweisgeber gemäß Artikel 9 Absatz 2 und Artikel 12 Absatz 2 um eine Zusammenkunft mit den Mitarbeitern der juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors oder der zuständigen Behörden, um einen Verstoß zu melden, so sorgen die juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers dafür, dass vollständige und genaue Aufzeichnungen über die Zusammenkunft in dauerhafter und abrufbarer Form aufbewahrt werden.

Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden sind berechtigt, die Zusammenkunft auf eine der folgenden Weisen zu dokumentieren:

a) durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, oder

b) durch ein von den für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Mitarbeitern erstelltes genaues Protokoll der Zusammenkunft.

Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, das Protokoll der Zusammenkunft zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.